В России принято, что бухгалтерский учёт нужен больше для отчётов внешним потребителям, в основном налоговой службе. Поэтому данный вид учёта не всегда отражает реальную суть происходящего и может вводить руководителя в заблуждение. Чтобы держать руку на пульсе, у менеджера должен быть свой управленческий учёт денежных средств. В этой статье речь пойдёт о бюджете доходов и расходов и бюджете движения денежных средств. Как всегда, в конце статьи шаблон для скачивания.

Бюджет движения денежных средств (БДДС)

Впервые я узнал, что такое бюджет движения денежных средств, когда веб-студия в которой я работал менеджером проектов схлопнулась от кассового разрыва. Контролировать и планировать приток/отток финансов на предприятии — это обязательное занятие для руководителя. Для этого и нужен БДДС, он позволяет управлять ликвидностью и платёжеспособностью компании. К сожалению, начинающие бизнесмены действуют по наитию и мало у кого есть хотя бы график платежей. Особенно этим грешат стартаперы выбившие бабок на очередном раунде инвестирования, им дак вообще побоку, как там деньги двигаются через расчётный счёт.

В B2C сегменте с этим проще, клиенты платят в момент покупки. Важнее отслеживать взаиморасчёты с подрядчиками. В B2B — сложнее, так как тут вступают в дело отсрочки и дебиторские задолженности.

Зачем нужен БДДС? В основном, бюджет движения денежных средств позволяет ответить на простой вопрос: «А хватит ли у меня денег на счёте в определённый день для совершения запланированных транзакций?». К примеру:

  1. Хватит ли денег 15 мая, чтобы выплатить зарплату сотрудникам?
  2. Хватит ли денег 5 июня, чтобы заплатить за аренду помещения?
  3. Хватит ли денег 7 июня, чтобы перевести деньги в рекламный кабинет Google Adwords?

Бюджет доходов и расходов (БДР)

Бюджет доходов и расходов позволяет оценить эффективность бизнес модели, отражает прибыль предприятия. Этот учёт не отражает фактическое наличие денег. Чтобы считать что-то доходом не обязательно, чтобы вам перевели деньги, достаточно долговой расписки. К примеру:

  • Если арендодатель вам подарил бесплатный месяц аренды за какую-то услугу, вы можете смело записать в статью доходов +70 000 рублей, хоть фактически этих денег у вас и не было;
  • Если вы перевели в этом месяце на Яндекс Директ 60 000 рублей, а потратили 15 000 рублей, то ваш расход по БДР будет 15 000 рублей.

Разница между БДДС и БДР на примере

Для наглядности ознакомьтесь с инфографикой. На ней я показал нюансы, которые многие упускают из виду. К примеру, несмотря на то, что в апреле на расчётный счёт пришло больше денег, чем было потрачено, это оказался самым провальным месяцем с точки зрения прибыли, не было совершено ни одной продажи.

Разница между БДР БДДС

Бюджетирование с помощью Excel

Для начала скачайте архив с файлами. Основным файлом является «ПланФакт», остальные два документа нужны для настройки поиска. Поиск нам пригодится, чтобы быстро находить нужную статью расходов/доходов или контрагента. В качестве наглядности я оставил некоторые листы в файле заполненными, только изменил суммы и контрагентов.

Настройка поиска в файле

Чтобы поиск заработал, должны соблюдаться несколько условий:

  • В книге, где будет использоваться поиск, должен находиться лист настроек с именем DDLSettings (он уже есть в файле «ПланФакт», не удаляйте его). На листе заданы имена листов и диапазоны использования/формирования выпадающего списка.
  • Перед применением поиска нужно запускать файл «nerv_DropDownList_1.6».

Если вам лень постоянно запускать файл «nerv_DropDownList_1.6», настройте его автозагрузку. Вот так это можно сделать в Excel 2016:

  1. Файл → Параметры → Надстройки;
  2. В блоке «Управление» внизу экрана нажимите кнопку «Перейти»;
  3. Нажмите«Обзор» и выберите на компьютере файл «nerv_DropDownList_1.6»;
  4. Нажмите «ОК».

Поиск будет работать в столбцах с жёлтым заголовком при сочетании клавиш Ctrl+Enter. Где работает поиск в файле ПланФакт

Описание вкладок в файле

Список вкладок в файле ПланФакт

  • БДР — для анализа бюджета доходов и расходов;
  • БДДС — для анализа бюджета движения денежных средств;
  • ДоходПлан — для внесения запланированных доходных операций;
  • ДоходФакт — для внесения фактических доходных операций;
  • РасходФакт — для внесения фактических расходных операций;
  • РсходПлан — для внесения запланированных расходных операций;
  • Статьи — справочник статей доходов и расходов с возможностью их группировки;
  • Период — справочник дат и периодов;
  • Контрагенты — справочник контрагентов;
  • DDLSettings — служебный лист для работы поиска;
  • Инструкция — инструкция как пользоваться файлом, чтобы не наломать дров.

Как применять?

  1. Заполните все справочники;
  2. Запланируйте свои доходы и расходы за нужный период. Обычно планируют сразу на год;
  3. Систематически фиксируйте доходы и расходы в файле;
  4. Ежемесячно проверяйте на сколько вы отклоняетесь от плана и каков ваш финансовый результат на вкладках БДР и БДДС.

Скачать архив с файлами